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Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Verdadeiro. Falso.

De acordo com seus diversos elementos, formas e conteúdos, e sua representação nos diferentes suportes ou formatos, o documento pode ser: Documento físico. Documento digital.

Documento físico é o registro de uma informação ou conjunto de informações em meio físico e a ele inseparavelmente ligado. Verdadeiro. Falso.

Documento digital é a informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional. Verdadeiro. Falso.

De acordo com o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), as fases da gestão de documentos são: produção. utilização. destinação.

Produção é a fase corresponde à produção dos documentos em razão da execução das atividades de um órgão ou entidade. A produção do DA, bem como seus apensos, é realizada, a princípio, pelo Elemento Organizacional diretamente incumbido do assunto da OM que, após o estudo de uma situação ou de um documento recebido, prepara um novo DA em resposta a demanda existente. Verdadeiro. Falso.

No caso de um DA físico, este deverá ser produzido, no mínimo, em duas vias originais sendo, uma para compor o arquivo da OM e a(s) outra(s) para ser(em) enviada(s) ao(s) destinatário(s). Verdadeiro. Falso.

Na produção, o DA será submetido à apreciação das autoridades da OM, seguindo a cadeia hierárquica e suas respectivas normas internas até a aprovação final e assinatura pela autoridade competente. Verdadeiro. Falso.

Utilização é a fase que diz respeito ao fluxo percorrido pelos documentos para o cumprimento de sua função administrativa, assim como de sua guarda, após cessar o trâmite. Verdadeiro. Falso.

A fase da utilização compreende o encaminhamento, a circulação e o controle do DA no âmbito interno da OM. Seu acompanhamento poderá ser observado na trilha de auditoria do SiGDEM. Verdadeiro. Falso.

A fase de destinação implica em decidir quais documentos devem ser conservados, quais devem ser eliminados e por quanto tempo devem ser mantidos por razões administrativas, legais ou fiscais. Envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos. Verdadeiro. Falso.

A fase de destinação envolve as atividades de: Análise. Seleção. Fixação de prazos de guarda dos documentos.