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Quanto ao trâmite dos DA digitais, para as OM que utilizam o Sistema de Gerência de documentos homologado pela Marinha, devem ser observados os procedimentos específicos estabelecidos no manual de operação do Sistema, sendo que cada OM definirá como será executado o trâmite interno do DA digital. Salienta-se que, respeitados os requisitos previstos na Doutrina de Comunicações da MB, as OM devem procurar, ao máximo, realizar o trâmite interno de DA por meio eletrônico. Verdadeiro. Falso.

Na expedição dos DA digitais, além dos procedimentos estabelecidos nesta publicação, serão observados, quando for o caso, os procedimentos emanados pela. DGMM. DCTIM.

Quanto a expedição e recebimento de DA digitais: Os DA expedidos e recebidos deverão, entre OM, tramitar obrigatoriamente entre os SECOM. A responsabilidade pela “confirmação da entrega” de DA por meio eletrônico será sempre da OM de origem. Portanto, as CE deverão ser expedidas com a opção “Opções de Entrega” assinalada na seção “Opção de Envio”, “Aviso de Recebimento” do sistema de correio eletrônico utilizado. quando se tratar de DA digital destinado a vários endereçados “Via”, deverá ser enviado inicialmente ao 1º endereçado “Via” e assim sucessivamente, com todos os apensos pertinentes;. para os DA transmitidos eletronicamente, as cópias destinadas às autoridades “Via” constarão da relação de “Cópias”, porém só deverão tramitar pela OM quando do efetivo envio do DA pela autoridade “Via” imediatamente anterior na sequência estabelecida. Até que este encaminhamento seja concluído, cada autoridade “Via” estará na tramitação como endereçado de conhecimento;. os endereçados “Via” que anteriormente receberam o expediente e os endereçados “Cópias” poderão, a critério da OM expedidora e objetivando a eficiência dos procedimentos do SECOM, receber somente o novo despacho ou todo o expediente (DA original, despachos e apensos);. caso tenha havido a inclusão ou modificação de apensos, estes deverão ser enviados a todos os endereçados que anteriormente receberam o expediente;. a autoridade intermediária, em um DA digital “Via” manifestando-se sobre o assunto, deverá, obrigatoriamente, gerar um novo Despacho, dando prosseguimento à tramitação. Caso não haja necessidade de manifestação, esta aporá sua assinatura digital no DA digital recebido, sobreposta à assinatura digital da autoridade de origem. Neste caso, tal ação deverá ser informada no corpo da CE de encaminhamento do DA, com cópia para todas as OM envolvidas no trâmite. assinatura sobreposta, será cumprida somente pelos titulares de OM. Não será permitida a autenticação da assinatura, uma vez que não haverá o documento físico. Caso a autoridade determine que o documento seja autenticado, este deverá ser feito por meio da elaboração de um novo Despacho;.

Quanto a expedição e recebimento de DA digitais: Assinatura sobreposta, será cumprida somente pelos titulares de OM. Não será permitida a autenticação da assinatura, uma vez que não haverá o documento físico. Caso a autoridade determine que o documento seja autenticado, este deverá ser feito por meio da elaboração de um novo Despacho. as autoridades intermediárias deverão imprimir tanto o Ofício inicial, quanto as CE e os Despachos, para controle e arquivamento. caso um documento “Via” necessite tramitar por várias OM, onde haverá assinatura sobreposta e/ou Despacho digital, as OM intermediárias que desejarem optar por Despacho digital, deverão numerar seus respectivos Despachos, conforme forem sendo elaborados. Não será admitido o envio da cópia de DA por meio eletrônico em que parte deste ou de seus apensos seja transmitido eletronicamente e parte por outro meio (postal, mensageiro, correios etc.). A cópia de DA recebido em forma digital, que venha a ser impresso para se juntar a outro DA tramitando em forma de papel, deverá ser autenticada por um servidor do SECOM, à vista do arquivo digital original.

Após ter sido convertido para o formato PDF os arquivos deverão ser assinados individualmente, de forma a garantir a sua autenticidade. Verdadeiro. Falso.

Quanto à assinatura digital e compactação: Objetivando facilitar o manuseio e a visualização dos DA digitais, em especial daqueles que contemplem grande quantidade de anexos/apêndices, a constituição do corpo do DA digital (sua parte básica) e dos documentos anexos deverá ser realizada, preferencialmente, em um único arquivo, a ser assinado digitalmente apenas pela autoridade;. A OM expedidora poderá por a assinatura digital no corpo do DA e a assinatura digital em um único arquivo contendo todos os documentos anexos inclusos em sequência;. Devem ser flexibilizadas quando os componentes do DA forem originalmente criados em formatos / softwares diferentes (exemplos: .cdr, .odt, .ods etc.). Para esta situação, poderão ser utilizados tantos arquivos quantos forem os formatos diferentes, devendo-se, sempre que possível, consolidar aqueles de mesmo formato;. Tendo em vista que, eventualmente, poderá ocorrer a necessidade de inclusão, retirada ou utilização de documentos anexos de um determinado DA em outro DA, como, por exemplo em Desp, a OM expedidora do DA digital, por intermédio do SECOM, deverá manter em seus arquivos todos os documentos anexos assinados digitalmente, de forma individualizada, de modo a estar apta para o atendimento de uma possível solicitação desses documentos por outras OM;. Quando os componentes do DA exigirem assinaturas digitais diferentes, por exemplo, uma para o corpo do DA e uma ou mais para os seus anexos, será necessária a elaboração de arquivos digitais diferenciados para cada um dos assinantes, contendo cada um desses arquivos digitais, todos os documentos anexos inclusos em sequência;. Quando no endereçamento do DA houver OM de destino que não necessite ter conhecimento de todos os anexos, será necessária a criação de arquivos digitais separados para cada anexo, os quais deverão ser assinados separadamente;. A cópia de DA recebido em forma eletrônica, que venha a ser impresso para se juntar a outro DA tramitando em forma de papel, deverá ser autenticada por um servidor do SECOM, à vista do arquivo digital original;.

Quanto à INSTRUÇÃO NORMATIVA (IN): Sua composição é semelhante à Portaria. Sua distribuição é semelhante à Portaria. Caso seja de interesse institucional, deverá ser inserida no LEGISMAR. Sua alteração é semelhante à Portaria. A IN é expedida, no âmbito da MB, exclusivamente pelo CM, em virtude de competência regimental ou delegada, para estabelecer instruções e procedimentos de caráter geral necessário à execução de normas, leis, decretos e regulamentos.

Quanto à INSTRUÇÃO PERMANENTE (Inst): A INST será distribuída às OM interessadas e deverá ser inserida no LEGISMAR. A INST poderá ser modificada total ou parcialmente e serão disponibilizadas no LEGISMAR e divulgadas pelas OM, quando necessário, por meio de Nota em BONO ou mensagem. O cancelamento de uma INST será divulgado no último item de uma outra INST, ou por meio de Nota em BONO. A INST manterá seu Número de Ordem, alterando-se apenas a letra que identificará a nova versão. A OM expedidora manterá coletânea das INST canceladas, com todas as atualizações em vigor na data do cancelamento. A atribuição do Número de Ordem deve ser compatível com o Elemento Organizacional da OM que, efetivamente, é responsável pelo assunto, no nível de departamento ou equivalente. O Número de Ordem, precedido do Título, será lançado em todas as páginas, a partir da segunda, no canto superior direito, incluindo os anexos, identificados abaixo do número de ordem. É o DA normativo por meio do qual o EMA, os ODS, o GCM, as Organizações Militares Orientadoras Técnicas (OMOT), e as OM com atribuições de Diretoria Especializada (DE) estabelecem normas e procedimentos sobre assuntos de sua competência, para toda a MB.

Quanto à NORMA PERMANENTE (NORM). É o DA normativo pelo qual os Almirantes, em cargo de Comando, Direção ou Chefia, bem como os Oficiais Superiores Comandantes de Força estabelecem normas e procedimentos que serão cumpridos pelas OM que lhes são subordinadas. Para efeitos de coordenação, o Titular de OM mais antigo de um Complexo Naval poderá baixar NORM de interesse específico à área. A NORM será distribuída às OM interessadas e deverá ser inserida no LEGISMAR. A NORM poderá ser modificada total ou parcialmente e serão disponibilizadas no LEGISMAR e divulgadas pelas OM, quando necessário, por meio de Nota em BONO ou mensagem. O cancelamento da NORM será divulgado no último item de uma outra NORM, ou por meio de Nota em BONO. A NORM deverá ser reeditada quando o número de modificações já divulgadas for elevado ou, ainda, quando ocorrer alteração significativa. A atribuição do Número de Ordem deve ser compatível com o Elemento Organizacional da OM que, efetivamente, é responsável pelo assunto, no nível de departamento ou equivalente. A NORM manterá seu Número de Ordem, alterando-se apenas a letra que identificará a nova versão. A OM expedidora manterá coletânea das NORM canceladas, com todas as atualizações em vigor na data do cancelamento. Na NORM, o Número de Ordem, precedido do Título, será lançado em todas as páginas, a partir da segunda, no canto superior direito, incluindo os anexos, identificados abaixo do número de ordem.