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Quanto às datas: 1. As datas devem ser escritas sem que o algarismo indicativo do dia do mês seja precedido de zero (exemplo: 2 de maio de 2017 e não 02 de maio de 2017). O primeiro dia do mês será indicado por “1º”. 2. A indicação do ano não deve conter ponto entre a casa do milhar e a da centena. 3. Somente no texto dos documentos internos, as datas de uso corrente serão grafadas com nove caracteres, sob o formato DDMMMAAAA. Exemplo: 02JAN2022. 4. O formato simplificado de datas com a utilização de “barras” (DD/MM/AAAA), onde MM são os dígitos numéricos correspondentes ao mês, somente deverá ser utilizado no documento de âmbito externo.

A Data-hora será grafada com dezesseis caracteres, sob o formato DDHHHHF/MMM/AAAA, onde: 1. DD é relacionado ao dia do mês, sempre com 2 algarismos. 2. HHHH é relacionado às horas e aos minutos, sempre com quatro algarismos. 3. F é relacionado ao fuso horário, sempre com letra maiúscula. 4. MMM é relacionado ao mês, sempre em letra maiúscula e entre barras. 5. AAAA é relacionado ao ano, sempre com quatro algarismos.

Quantos aos números: 1. Os números devem ser escritos por extenso, inclusive os que indiquem porcentagem, quando constituírem uma única palavra (“quinze”, “trezentos”, “mil” etc.). Quando constituírem mais de uma palavra, deverão ser grafados em algarismos (“25”, “141”, “quinze por cento”, “142%” etc.). 2. Quando o número ou o percentual for usado como referência deverá ser grafado por extenso, exceto nas referências a datas, números de atos normativos e casos em que houver prejuízo para a compreensão do texto. 3. Não se usará indicação em algarismos, acompanhada da sua grafia por extenso, como por exemplo: 25% (vinte e cinco por cento). 4. Na leitura de numerais cardinais, deve-se colocar a conjunção e entre as centenas e dezenas, assim como entre as dezenas e a unidade, como por exemplo: 5.058.624 (cinco milhões cinquenta e oito mil seiscentos e vinte e quatro).

Quantos aos números: 1. Os valores monetários devem ser expressos em algarismos arábicos, seguidos de sua indicação por extenso entre parênteses: R$ 100,00 (cem reais). Se o valor a ser mencionado estiver localizado no final de uma linha, não deve ser separado: o cifrão deve sempre permanecer junto ao numeral. 2. A legislação extra-MB, tais como Leis, Decretos, que utilizem mais de três algarismos, deverá ser escriturada usando ponto para separar o milhar. Exemplo Dec nº 75.657/1975. 3. Ao citar no texto “artigo anterior”, “artigo seguinte” ou similares, a grafia deve ser por extenso. Ao citar o número do artigo, a grafia deve ser abreviada seguida do algarismo arábico correspondente e do símbolo de número ordinal “º” até o nono artigo, inclusive (art. 1º, art. 9º). A partir do número 10, sem o símbolo de número ordinal (art. 10, art. 15). 4. Os números que indicam páginas de documentos serão escritos sempre com algarismos arábicos, salvo para anexos, apêndices e adendos. 5. Para designar parágrafo, deve-se empregar o símbolo “§”, seguido do algarismo ordinal até o 9º e do cardinal a partir do 10 (§ 3º, § 10). Quando houver apenas um parágrafo, a designação deve ser por extenso, iniciada em minúscula (parágrafo único).

Quanto ao fecho de cortesia: 1. Será usado “Respeitosamente,” para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República. 2. Será usado “Atenciosamente,” para autoridades de uma mesma hierarquia ou de hierarquia inferior.

Quanto à assinatura por delegação de competência: 1. Compete ao Titular da OM decidir sobre a necessidade de delegar competência a subordinados, para assinar documentos “Por ordem:”. O documento de delegação definirá as espécies de DA que poderão ser assinadas nesta modalidade e estabelecerá as restrições julgadas convenientes. 2. Qualquer DA assinado “Por delegação de competência:” produzirá o mesmo efeito daquele assinado pela autoridade delegante. 3. A redação do texto empregará linguagem compatível com a posição hierárquica de quem está assinando, em relação à autoridade destinatária. 4. Nos documentos de âmbito interno, a assinatura será precedida do termo “Por ordem:”, digitada ou carimbada logo abaixo do texto, no mesmo alinhamento do parágrafo. 5. Nos documentos de âmbito externo, não será usado o termo “Por ordem:”, que será substituído pelo “Incumbiu-me”, a ser inserido no início do texto, colocando somente o nome/posto/cargo de quem assina.

Documento assinado interinamente é quando uma autoridade que estiver no exercício de cargo ou função em caráter interino, os documentos por ela assinados terão, logo após a denominação oficial do cargo, a palavra “interino”. Verdadeiro. Falso.

A assinatura “Por delegação de competência” não será usada quando o DA: 1. Tratar de comunicação sobre a aplicação de pena disciplinar, salvo se imposta pelo signatário, por delegação;. 2. Envolver apreciação sobre atos ou trabalhos de competência da autoridade de escalão mais elevado;. 3. Implicar decisão sobre assunto que venha firmar doutrina. 4. Estiver redigido em termos imperativos ou que exprimam ordem ou determinação, se for dirigido a autoridade hierarquicamente superior a quem assina “Por ordem:”. 5. For encaminhado ao CM, ao CEMA, aos demais Almirantes de Esquadra ou à autoridade superior na cadeia de comando, exceto para DA que tratem de assuntos de rotina.

A assinatura no impedimento ocorrerá na ausência, prevista ou imprevista, da autoridade incumbida da assinatura. Todo documento que não possa aguardar o regresso dessa autoridade será assinado por seu substituto legal, desde que não existam restrições administrativas, devendo ser observadas as regras a seguir: 1. A linguagem do texto será compatível com a posição hierárquica de quem está assinando, em relação a quem ele é dirigido. 2. Nos documentos de âmbito interno, a assinatura será precedida do termo “No impedimento de:”, admitindo-se nos casos imprescindíveis, abreviá-lo para “No impto. de:”, uma linha acima do nome e do parágrafo, digitada ou carimbada logo abaixo do texto. 3. Nos documentos de âmbito externo não será usado o termo “No impedimento de:” que será substituído pelo “Incumbiu-me” a ser inserido no início do texto, apondo somente o nome/posto/cargo de quem assina. Para aqueles documentos destinados a autoridade de maior precedência o termo “Incumbiu-me” será substituído pelo “Na ausência”. 4. A assinatura no impedimento pode ser utilizada em documento que trate de ato, decisão, apreciação ou aplicação de medidas da alçada da autoridade incumbida da assinatura, desde que, considerando o tempo que essa autoridade permanecerá ausente, a conveniência do serviço assim exigir;. 5. Compete ao Titular da OM estabelecer, através de OI ou Portaria, as situações em que não será utilizada assinatura no impedimento, fixando claramente os casos em que será aguardado o regresso da autoridade responsável;.

Para documentos com mais de uma assinatura a disposição será do mais antigo para o mais moderno, da esquerda para a direita e de cima para baixo, e poderá ter seu espaçamento reduzido para otimização dos espaços no documento. Verdadeiro. Falso.

O DA com assinatura digital deverá conter, na parte básica destinada à assinatura e abaixo do cargo da autoridade expedidora, a expressão “ASSINADO DIGITALMENTE”, mantendo-se o tamanho e tipo de fonte utilizada nos demais campos, grafada em letras maiúsculas e delimitada por bordas simples. Verdadeiro. Falso.

Os Almirantes e os Titulares de OM que, comprovadamente, expedem elevada quantidade de documentos poderão fazer uso de autenticação digital em DA. Os subordinados dessas autoridades, que possuírem delegação de competência para assinar “Por ordem:”, também poderão fazer uso de autenticação digital. No DA autenticado digitalmente, logo abaixo do CARGO da autoridade expedidora, deverão ser acrescentados o NOME, POSTO e CARGO do autenticador. Logo abaixo do CARGO, deverá ser acrescentada a expressão “AUTENTICADO DIGITALMENTE", mantendo-se o tamanho e tipo de fonte utilizada nos demais campos, grafada em letras maiúsculas e delimitada por bordas simples. Verdadeiro. Falso.

A rubrica da autoridade responsável pela assinatura será usada nos casos a seguir: 1. Nas páginas, quando possuir mais de uma página, a autoridade rubricará todas as páginas que antecedem aquela onde colocará sua assinatura, na parte superior direita de cada página, acima da primeira linha do texto, não sendo necessário escriturar data, nome, posto ou cargo;. 2. Nas cópias, a rubrica poderá, também, ser colocada nas cópias, no lugar destinado à assinatura.

A juntada de documento, quando decorrente de disposição legal, poderá ser feita por cópia autenticada, dispensada nova conferência com o documento original. A autenticação poderá ser feita, mediante cotejo da cópia com o original, pelo próprio servidor a quem o documento deva ser apresentado. Verdadeiro. Falso.

Será permitido o uso de cópias autenticadas, visando desobrigar as autoridades de assinar ou rubricar todas as cópias dos documentos que expedem. Entende-se por cópia autenticada aquela que não foi assinada ou rubricada pela autoridade expedidora, porém foi legitimada por pessoa autorizada a fazê-lo. Verdadeiro. Falso.

Poderão usar Cópias Autenticadas: 1. Os Almirantes. 2. Os Titulares de OM que, comprovadamente, expedem elevada quantidade de documentos;.

Quanto às cópias autenticadas: 1. As cópias autenticadas conterão, opcionalmente, no local destinado à assinatura, um carimbo. 2. Toda cópia autenticada será legitimada por pessoa autorizada que – abaixo da assinatura, em seguida à expressão “Autenticado por:” – colocará sua rubrica sobre o nome, posto/categoria funcional e função, digitados ou sob a forma de carimbo. 3. As demais páginas, se existirem, serão rubricadas pelo responsável pela autenticação;. 4. A cópia endereçada à OM cujo titular seja mais moderno poderá, a critério da autoridade expedidora, ser autenticada por pessoa autorizada a fazê-lo, devendo ser cumprido procedimento já fixado anteriormente;. 5. A cópia reprográfica do documento efetivamente assinado poderá ser autenticada como cópia fiel do documento original. Neste caso, todas as páginas serão rubricadas por pessoa autorizada, sobre o nome, posto e função, digitados ou sob a forma de carimbo. 6. O DA só poderá ser autenticado após a assinatura do documento original pela autoridade expedidora. A autenticação confere autenticidade e legitimidade de autoria a um DA, assegurando que a cópia do documento transmitido corresponde, exatamente, ao DA originalmente assinado, que será arquivado no SECOM da OM de origem. 7. O uso de cópias autenticadas é vedado - As cópias dos DA a seguir deverão ser assinadas e rubricadas de próprio punho pela autoridade expedidora: que compõem processos judiciais; que divulguem concessão de benefícios, passíveis de serem utilizados em Processos de Prestação de Contas; e que não tratem de assuntos de rotina, encaminhados, em meio físico, ao CM, ao CEMA, aos demais Almirantes de Esquadra ou à autoridade superior na cadeia de comando.