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Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Verdadeiro. Falso.

De acordo com seus diversos elementos, formas e conteúdos, e sua representação nos diferentes suportes ou formatos, o documento pode ser: 1. Documento físico. 2. Documento digital.

Documento físico é o registro de uma informação ou conjunto de informações em meio físico e a ele inseparavelmente ligado. Verdadeiro. Falso.

Documento digital é a informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional. Verdadeiro. Falso.

De acordo com o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), as fases da gestão de documentos são: 1. Produção. 2. Utilização. 3. Destinação.

Produção é a fase corresponde à produção dos documentos em razão da execução das atividades de um órgão ou entidade. A produção do DA, bem como seus apensos, é realizada, a princípio, pelo Elemento Organizacional diretamente incumbido do assunto da OM que, após o estudo de uma situação ou de um documento recebido, prepara um novo DA em resposta a demanda existente. Verdadeiro. Falso.

No caso de um DA físico, este deverá ser produzido, no mínimo, em duas vias originais sendo, uma para compor o arquivo da OM e a(s) outra(s) para ser(em) enviada(s) ao(s) destinatário(s). Verdadeiro. Falso.

Na produção, o DA será submetido à apreciação das autoridades da OM, seguindo a cadeia hierárquica e suas respectivas normas internas até a aprovação final e assinatura pela autoridade competente. Verdadeiro. Falso.

Utilização é a fase que diz respeito ao fluxo percorrido pelos documentos para o cumprimento de sua função administrativa, assim como de sua guarda, após cessar o trâmite. Verdadeiro. Falso.

A fase da utilização compreende o encaminhamento, a circulação e o controle do DA no âmbito interno da OM. Seu acompanhamento poderá ser observado na trilha de auditoria do SiGDEM. Verdadeiro. Falso.

A fase de destinação implica em decidir quais documentos devem ser conservados, quais devem ser eliminados e por quanto tempo devem ser mantidos por razões administrativas, legais ou fiscais. Envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos. Verdadeiro. Falso.

A fase de destinação envolve as atividades de: 1. Análise. 2. Seleção. 3. Fixação de prazos de guarda dos documentos.

Classificação é a organização dos documentos de acordo com um código ou plano de classificação, com o objetivo de reunir os documentos que tratam de um mesmo assunto, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a produção, uso, avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos. Verdadeiro. Falso.

A classificação é a etapa mais importante do processo da gestão documental, devendo ser implementada quando da: 1. Da produção: a tarefa de classificar documentos exige do produtor do documento o conhecimento quanto ao uso dos documentos produzidos;. 2. Do recebimento e registro: a Unidade Protocolizadora (UP), ao receber um documento, deve registrá-lo com o Código de Classificação inserido pelo produtor. Caso o documento seja recebido sem a devida classificação, a UP deve atribuir um código correspondente ao assunto de que trata o documento.

O Código de Classificação é o instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido e recebido por um órgão ou entidade no exercício de suas funções e atividades. Verdadeiro. Falso.

Para documentos com assuntos relacionados à área fim, deve ser utilizado o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim do Ministério da Defesa, aprovado pela Portaria do CONARQ nº 154/2013. Verdadeiro. Falso.

A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD) é o instrumento complementar ao Código de Classificação, também aprovado pelo Arquivo Nacional. Ela determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento ou a eliminação de documentos. Verdadeiro. Falso.

São campos da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos: 1. código e descritor do código. 2. prazos de guarda. 3. destinação final. 4. observações.

Nos campos código e descritor do código, presentes na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, são identificados o código numérico e o descritor do código que representam os conjuntos documentais, hierarquicamente distribuídos de acordo com a estrutura do Código de Classificação, o que facilita a compreensão da articulação das funções e atividades, desempenhadas pelo órgão e entidade, e propicia a definição do tempo necessário para o arquivamento nas fases corrente e intermediária;. Verdadeiro. Falso.

O campo prazos de guarda, presente na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, referem-se ao tempo de arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária,visando atender exclusivamente às necessidades da OM que os gerou. O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao período em que o documento é frequentemente consultado, exigindo sua permanência nas OM. A fase intermediária relaciona-se ao período em que o documento ainda é necessário à OM, porém com menor frequência de uso, devendo ser transferido para a DPHDM, onde permanecerá disponível para consulta;. Verdadeiro. Falso.

No campo destinação final, presente na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, é registrada uma das seguintes destinações para o documento: a eliminação, quando o documento não apresenta valor secundário (probatório ou informativo); ou a guarda permanente, quando as informações contidas no documento são consideradas importantes para fins de prova, informação e pesquisa, além de contarem a História da instituição;. Verdadeiro. Falso.

No campo observações, presente na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, são, também, registradas as informações complementares e justificativas, necessárias à correta aplicação da Tabela. Apresenta, ainda, orientações quanto à alteração do suporte da informação e aspectos elucidativos quanto à destinação dos documentos, segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados. Verdadeiro. Falso.

Os Códigos de Classificação e as TTDD estão disponíveis nas páginas da intranet da DPHDM e da DAdM, bem como no site do Arquivo Nacional (internet). Verdadeiro. Falso.

Os procedimentos para avaliar os conjuntos documentais e proceder com a destinação, bem como a formação das subcomissões de avaliação estão previstas nas NORMAS PARA GESTÃO ARQUIVÍSTICA (SGM-503). Verdadeiro. Falso.

Os documentos recebidos e expedidos, bem como seus anexos e apensos, serão arquivados no SECOM da OM, reunidos em arquivo sob o mesmo código de classificação, conforme o previsto na TTDD, sequencialmente e por espécie, dentro do ano, respeitando-se seus respectivos números de ordem. Verdadeiro. Falso.

O tratamento dos documentos classificados em grau de sigilo deve seguir as disposições das NORMAS PARA A SALVAGUARDA DE MATERIAIS CONTROLADOS, INFORMAÇÕES, DOCUMENTOS E MATERIAIS SIGILOSOS NA MARINHA (EMA-414). No caso do DA contendo Informação Pessoal, o seu tratamento deverá seguir os mesmos moldes do DA do grau de sigilo reservado. Verdadeiro. Falso.

Lista de Verificação Anual (LVA) consiste na relação de documentos, de um mesmo tipo, que se encontram em vigor. Destina-se a divulgar os documentos que devem permanecer em uma coletânea, dela fazendo parte, e por isso não lhe cabendo a finalidade de cancelar qualquer documento, mesmo que nela não tenha sido relacionado. Verdadeiro. Falso.

A OM, ao disponibilizar a LVA, em sua página na intranet, deverá fazer as respectivas atualizações sempre que ocorrerem alterações nos documentos nelas mencionados. As OM que não dispuserem de página na intranet deverão manter as LVA atualizadas na página na intranet de seus respectivos COMIMSUP. Verdadeiro. Falso.

No caso específico de LVA de Portarias, deverão ser lançados o número, o ano e o Tomo (I, II ou III) do Boletim que publicou a Portaria, bem como o de suas possíveis modificações. Os procedimentos para elaboração da LVA estão previstos no Manual Técnico de Produção de Documentos da MB, disponível na página da intranet da DAdM. Verdadeiro. Falso.